Обзор Асаны | ПКМаг
Энтузиасты продуктивности любят Asana не зря. Это инструмент для совместной работы, который помогает командам отслеживать работу и передавать задачи от одного человека к другому. Вы можете управлять задачами, рабочими процессами и даже некоторыми типами проектов, но не путайте это с традиционным программным обеспечением для управления проектами, поскольку в Asana нет инструментов управления ресурсами, составления бюджета и отслеживания расходов или других функций, которые можно ожидать от этого типа программного обеспечения. приложение. Тем не менее, Asana — одно из лучших приложений для совместной работы и продуктивности, за что оно получило награду «Выбор редакции».
Что нового в Асане?
Все последние изменения в Asana вращаются вокруг модного слова: искусственный интеллект (ИИ). В октябре 2023 года компания выпустила новые «умные» функции (умные поля, умные редакторы, умные сводки) и анонсировала еще несколько, которые появятся в ближайшие месяцы. Новые инструменты выполняют многие из тех же задач, что и любой чат-бот с генеративным искусственным интеллектом, такой как ChatGPT, записывая для вас текст, следуя инструкциям, которые вы им даете, или извлекая важные слова и идеи из блоков текста, которые вы просите их прочитать.
Наши эксперты протестировали 39 продуктов в категории «Производительность» за последний год. С 1982 года протестировал и оценил тысячи продуктов, чтобы помочь вам принять более обоснованное решение о покупке. Посмотрите, как мы тестируем.
Похоже, что в некоторых будущих функциях искусственного интеллекта упор делается на использование данных в вашей учетной записи Asana, чтобы помочь вам работать более эффективно. Например, умные цели будут использовать описание вашей цели и составлять более полную версию на основе предыдущих целей и результатов. Умные ответы позволят вам получить ответы на конкретные вопросы, которые вы задаете о работе, которую вы отслеживаете в Asana, например, что мешает продвижению конкретной задачи.
Поскольку инструменты генеративного ИИ и большие языковые модели все еще относительно новы в программном обеспечении потребительского уровня и не доказали свою надежность и надежность, мы рекомендуем вам всегда проверять любую информацию, предоставляемую ИИ, перед ее использованием или распространением.
Сколько стоит Асана?
Asana имеет четыре уровня обслуживания: базовый (бесплатный, ограничен до 15 человек), премиум (13,49 долларов США на человека в месяц), бизнес (30,49 долларов США на человека в месяц) и корпоративный (свяжитесь с компанией, чтобы узнать цену). Вы получаете скидку при ежегодной оплате. Некоммерческие организации могут подать заявку на получение скидки 50%.
На заре существования Asana бесплатная базовая учетная запись давала вам практически все, что могло предложить приложение. Теперь в нем отсутствуют полезные функции, включая представление временной шкалы, информационные панели, настраиваемые поля, формы, правила и этапы (мы объясним эти функции ниже). В бесплатных учетных записях также не отображаются даты начала, зависимости задач, просмотр прогресса, расширенный поиск и отчеты.
Бесплатная учетная запись по-прежнему дает вам хорошее представление о том, как работает Asana. Если вы планируете заплатить за Asana, используйте бесплатную версию хотя бы несколько недель с небольшой тестовой группой. Даже несмотря на свои ограничения, бесплатную версию стоит использовать, чтобы понять, на что способно приложение.
Asana Premium включает в себя все, что есть в бесплатной учетной записи, а также просмотр временной шкалы, просмотр прогресса, информационные панели, настраиваемые поля, формы, правила, контрольные точки, даты начала, зависимости задач, а также расширенный поиск и отчетность. Премиум-аккаунты предоставляют административный контроль, приоритетную поддержку и возможность создавать частные команды и проекты.
Asana Business рассчитана на группы, которым «необходимо управлять работой по всем инициативам»; другими словами, крупные организации. На этом уровне вы получаете все, что есть в Premium, плюс портфолио, цели, рабочую нагрузку, проверку, интеграцию с некоторыми приложениями, доступ к которым ограничен в других отношениях (Tableau, Power BI, Salesforce), а также конструктор пользовательских правил, также иногда называемый автоматизацией. Пример автоматизации: «При изменении срока выполнения автоматически добавлять менеджера группы в качестве подписчика задачи».
(Фото: Асана)
Насколько цены Asana соотносятся с ценами конкурентов?
Цены на Asana выросли в 2019 году, и с тех пор они немного выше, чем у некоторых ведущих конкурентов.
Например, бизнес-аккаунт Trello Premium стоит 12,50 долларов США на человека в месяц, что немного меньше, чем Asana Premium. План Enterprise Trello имеет скользящую шкалу, но максимальная сумма, которую вы заплатите за него, составляет 17,50 долларов США на человека в месяц. Wrike, который сейчас принадлежит Citrix, предлагает различные типы планов и цен, но они начинаются с 9,80 долларов США на человека в месяц для небольших команд и стоят 24,80 долларов США на человека в месяц для бизнеса.
За последние несколько лет цены на Airtable выросли, что сделало его менее конкурентоспособным. Он взимает ежегодную, а не ежемесячную плату: 240 долларов США на человека для небольшой команды (что эквивалентно 20 долларам США на человека в месяц) и 540 долларов США для более крупных предприятий (что эквивалентно 45 долларам США на человека в месяц).
Раньше Basecamp взимал очень низкую фиксированную ежемесячную ставку за столько людей, сколько вам нужно в вашей команде, но он также повысил ставки и теперь взимает 15 долларов США на человека в месяц для небольших команд или фиксированную сумму 349 долларов США в месяц для неограниченного количества людей.
(Фото: Асана)
Что такое Асана?
Асана — это инструмент управления работой. Вы используете его, чтобы записывать и отслеживать задачи группы людей. Говоря более конкретно, Asana отслеживает, кто за какую задачу отвечает, и всю связанную с ней информацию, включая все необходимые шаги, сроки выполнения и т. д.
Одной из его характерных черт является гибкость: вы сами решаете, какую работу отслеживать и как именно использовать включенные инструменты (подробнее об этом чуть позже). За последние несколько лет компания добавила больше опций и шаблонов, чтобы обеспечить структуру для команд, которым не нужна полная гибкость. Другими словами, подписчики имеют возможность использовать Asana совершенно уникальным способом, который они адаптируют под себя. или управляемым образом, используя параметры и шаблоны, предоставляемые Asana.
Эта установка отличается от традиционного программного обеспечения для управления проектами, которое создано для управления работой, основанной на проекте, определяемой как работа, имеющая дату начала, дату окончания и результат, и предназначено для использования только очень специфическим образом.
Asana отлично справляется с текущей работой (исправление ошибок, обслуживание и т. д.), а также с некоторыми типами проектов, хотя обычно они более легкие и не включают в себя десятки движущихся частей, которые вы должны координировать с другими проектами, которые одновременно находятся в работе. .
Однако приложения для управления проектами могут обрабатывать множество сложных проектов одновременно. Допустим, компания строит 50 домов в год. Приложение для управления проектами может наметить каждый этап строительства для всех домов так, чтобы они происходили в правильном порядке и чтобы общее оборудование и квалифицированная рабочая сила были доступны в нужное время для каждой части строительства. Если какая-то техника или человек внезапно выводятся из строя, приложение для управления проектами поможет вам перестроить графики строительства всех 50 домов, а также графики всех работающих над ними людей. Asana не может этого сделать, но может помочь вам спланировать, скажем, запуск продукта или маркетинговую кампанию.
Если это все еще звучит запутанно, просто знайте, что вы можете обратиться к Руководство Асаны за помощью, которая включает в себя вебинары, учебные пособия и многое другое.
Если вы подумываете об использовании Асаны, перед вами стоят две большие проблемы. Во-первых, трудно полностью понять, что такое Асана и почему она такая мощная, пока не увидишь ее реализацию в твой работа. Во-вторых, внедрение Asana занимает несколько недель экспериментов методом проб и ошибок. Стоит ли оно всего этого времени и усилий? Да, для большинства команд это так. Но вы не можете опробовать этот инструмент вяло — вы должны взять на себя обязательство поработать с ним и выяснить, как лучше всего использовать его для себя и своей команды.
Asana нелегко сравнить с другими приложениями для совместной работы и управления работой. Тем не менее, если вы ищете инструмент, который облегчит управление работой всей команды, а Asana вам не подходит, вы также можете обратить внимание на Trello, Basecamp, Airtable, Wrike, Monday.com, и несколько других. Выбор среди этих инструментов — это не вопрос того, какой из них лучше в целом, а скорее вопрос того, какой из них подходит для выполнения конкретного типа вашей работы и того, как она проходит через рабочий процесс.
(Фото: Асана)
Основная структура асан
Прежде чем развертывать Asana для всех в организации, лицам, принимающим решения, необходимо выяснить, как внедрить и использовать приложение. Хотя некоторые инструменты для совместной работы рекламируют простоту, с Asana это не так. Это достаточно интуитивно понятно, но каждой команде необходимо хорошо подумать о процессах или работе, которую они хотят отслеживать с помощью Asana, и о том, как они будут это делать. Некоторым командам помогают шаблоны проектов, но, вообще говоря, чтобы сделать все правильно, требуются пробы и ошибки.
Создав учетную запись Asana, вы можете присоединиться к различным организациям и рабочим пространствам. Организация — это иерархия высшего порядка (например, компания, в которой вы работаете), тогда как рабочее пространство — это совокупность людей, которые работают над чем-то общим (например, вашей командой или проектом).
В рабочей области вы и члены вашей команды создаете проекты, в которых вы регистрируете и отслеживаете работу, ведете обсуждения с коллегами и т. д. Как уже упоминалось, вы можете использовать Шаблоны Асаны В качестве отправной точки создайте свой собственный шаблон или начните с нуля.
Приложения Asana и пользовательский опыт
Asana доступна в Интернете, как настольное приложение для macOS и Windows, а также как приложение для Android и iOS. Интерфейс Asana эффективен и отзывчив, имеет достаточно цвета и дизайна, чтобы он был интересным и полезным, но при этом не выглядел слишком загроможденным. Есть и некоторые сюрпризы, например, праздничная анимация, которая время от времени появляется на экране (вы можете отключить эти эффекты, если они отвлекают).
В настройках вашего профиля вы можете добавить основную информацию об аккаунте; контролировать уведомления; настроить параметры отображения и вышеупомянутые визуальные эффекты; и настройте интеграцию с другими приложениями, такими как Slack, Microsoft Teams, Canva и другими. См. полный список Асаны. поддерживаемые приложения и интеграции.
В мобильных приложениях вы можете делать почти все, что можете делать в веб-приложении, хотя большинство людей предпочтут использовать Asana на полноразмерном мониторе или ноутбуке. Тем не менее, с телефона определенно можно продуктивно работать или, по крайней мере, быть в курсе того, что происходит в вашей команде или задач, за которыми вам нужно следить.
Планировка и основные характеристики
В Асане легко ориентироваться. Левая направляющая, на которой отображается список проектов, рабочих пространств, команд и т. д., всегда находится под рукой, и вы можете свернуть ее, чтобы освободить больше места.
В верхней части главного окна есть вкладки для доступа к различным представлениям, таким как обзор, список задач, представление доски (таблица). канбан доска), календарь, сообщения и файлы. Эти параметры могут различаться в зависимости от того, как ваша команда настраивает и использует Asana.
Вы можете в любой момент настроить представление или отфильтровать и отсортировать списки задач по таким критериям, как срок выполнения или исполнитель. При нажатии на задачу открывается дополнительное окно справа, в котором отображаются все ее подробности.
(Фото: Асана/)
Отслеживание задач в Asana
В основе любого проекта (или любого комплекса работ, даже если это постоянная работа) лежат задачи. Каждая задача может иметь подзадачи, а также исполнителя, дату выполнения, повторяющуюся дату выполнения, вложения, комментарии, теги и подписчиков. Подписчики получают обновления каждый раз, когда в задаче происходят изменения. Комментарии особенно полезны, поскольку они поддерживают форматирование текста, редактирование после публикации и упоминания @.
Одна задача, а также все ее подзадачи и настройки могут стать рабочим процессом. Например, если общей задачей вашей команды является подписание новых клиентов, подзадачи будут охватывать все этапы, такие как подтверждение интереса клиента, отправка ему всех необходимых документов, получение возвращенных документов, отправка им приветственного электронного письма и т. д. вперед. За каждый шаг могут отвечать разные люди, и с помощью Asana вы можете назначить каждый шаг соответствующему человеку и добавить соответствующую дату выполнения в нужное время.
Вы можете создавать и сохранять шаблоны для задач, хотя некоторые параметры, включая редактирование шаблона после его создания, могли бы быть более понятными и простыми для поиска.
Контекст и перспектива
Комментарии и другие данные, которые вы можете прикреплять к задачам и подзадачам, помогают понять, что происходит, и вам не нужно отдельно обсуждать вопросы с коллегами. Вся информация тут же. По мере выполнения задач и подзадач их история и все, что произошло, привязывается к самой задаче. Таким образом, каждое рабочее действие имеет смысловой контекст.
Помимо способности отслеживать мелочи, Асана также полезна для получения более широкого представления об обязанностях каждого члена команды.
Например, при наличии соответствующих разрешений вы можете просмотреть все задачи, назначенные конкретному человеку, чтобы узнать, сколько работы у него на счету. Однако это краткая оценка, а не количественная информация, которую некоторые приложения для управления проектами предоставляют вам на основе количества часов в неделю, которые работает сотрудник, и ожидаемого количества часов работы, которые они ему назначили в любую конкретную неделю. Для такого глубокого анализа вам понадобится традиционное приложение для управления проектами.
(Фото: Асана)
Дополнительные возможности и использование
Теги помогают сделать задачи более доступными для поиска, а функция расширенного поиска довольно хороша. Интерактивные флажки позволяют отмечать задачи по мере их выполнения — и так же легко снимать их, если вы или другой участник Asana что-то удалили по ошибке.
С помощью настраиваемых полей вы можете добавить подробную информацию о задаче, которая важна для вас и вашей команды, например приоритет задачи (низкий, средний, высокий) или состояние ее выполнения (в ожидании, в процессе, в ожидании утверждения).
Еще одна полезная функция — возможность Asana создавать зависимости между задачами. Если у вас есть задача A и задача B, и задача B может начаться только после завершения задачи A, вы можете добавить зависимость между ними, чтобы выразить эту связь.
Чтобы визуализировать такие зависимости, Диаграмма Ганта пригодится, и именно это вы получаете с просмотром временной шкалы Asana. Здесь пользователи могут видеть все свои задачи, представленные в формате диаграммы Ганта. Зависимости представлены линиями между задачами, и вы можете вносить изменения по своему желанию. Диаграммы Ганта особенно полезны для понимания того, как задержка в выполнении одной задачи или длительное отсутствие члена команды могут повлиять на целевые сроки завершения задачи в дальнейшем. Asana также позволяет организовывать задачи в представлении по разделам.
Хотя Asana является гибкой и многофункциональной, она не подходит для проектов с интенсивным использованием графики. Представление «Доска» Asana — ваш лучший выбор, поскольку вы можете установить изображения обложки для каждой задачи в столбце, но у вас нет инструментов разметки или других инструментов проверки для совместной работы, обсуждения и просмотра изменений в графических файлах.
Для команд, чья работа вращается вокруг изображений, полезно иметь полный набор инструментов для этой работы прямо в вашей системе управления работой. Несколько примеров: ProofHub, Smartsheet и Wrike — приложения для управления проектами, предлагающие те или иные виды проверки, разметки и обсуждения изображений. Существуют и другие онлайн-приложения для совместной работы, которые выполняют проверку, не являясь приложениями для управления проектами, например Filestage и InVision.
Конфиденциальность и безопасность
Asana защищает соединения со своим сайтом, используя как минимум протокол TLS 1.1, и размещает свои данные в «защищенных проверенных SSAE 16 центрах обработки данных через Amazon в США». Асана также предлагает ошибку программа вознаграждений за обнаружение уязвимостей сервиса. Компания завершила аудит SOC 2 типа I и типа II, что, вкратце, означает, что независимая третья сторона подтвердила безопасность Asana. Как и в Slack, вы также можете проверить Статус Асаны через онлайн-панель.
На уровне использования Asana дает вам возможность сохранить конфиденциальность некоторой информации от других, не препятствуя совместной работе. Вы можете сохранить проекты и задачи конфиденциальными только для себя или для приглашенной группы. Вы также можете настроить проекты так, чтобы люди могли только комментировать их, но не редактировать, а также назначить участникам уровень разрешений только для комментариев.
Для команд, которые используют Asana как открытую платформу, очень важно поддерживать диалог о правилах взаимодействия, чтобы гарантировать, что все согласны использовать приложение одинаково, не перезаписывать работу друг друга и так далее. На корпоративном уровне у Asana есть некоторые дополнительные параметры безопасности, в том числе возможность контролировать, какие приложения можно использовать в рамках интеграции, а также ограничения относительно того, кто может добавлять гостей.
Расширенный поиск и отчеты
Asana включает в себя отличные функции расширенного поиска. На верхнем уровне при запросе термина вы можете указать, ищете ли вы задачу или разговор. Другие поля по умолчанию включают: «Назначено», «В проектах» и «Следует». Далее вы можете указать, есть ли у задачи вложение, выполнена ли она, а также срок ее выполнения. Чтобы углубиться еще больше, вы можете добавить фильтры для настраиваемых полей, людей, тегов, зависимостей и даже подзадач. Если вы не можете найти то, что ищете, с помощью этих инструментов, скорее всего, этого вообще не существовало.
Asana позволяет легко сохранить любой из этих сложных поисков в виде интерактивных отчетов, которые находятся в левом меню для быстрого доступа. Эти отчеты обновляются по мере того, как новые элементы соответствуют условиям, и вы можете редактировать условия поиска в любой момент. Я ценю эту функцию, поскольку она может оказаться неоценимой для менеджеров, которые хотят выяснить, кто является продуктивным. Даже для отдельных людей это хороший способ отслеживать индивидуальный прогресс с течением времени.
Продуманная гибкость
Часто среди команд, использующих Asana, можно найти горстку евангелистов, людей, которые стремятся заставить приложение работать, тратят время на обучение других тому, как им пользоваться, и выполняют тяжелую работу по настройке Asana для своей группы, чтобы они могли получить от этого максимальную пользу. Продуманный дизайн и гибкость Asana делают его мощным приложением для управления всеми видами командной работы. Его обширный набор функций и разнообразие представлений рабочего процесса также заслуживают похвалы. Чтобы настроить Асану и привлечь к ней товарищей по команде, потребуются некоторые усилия, но как только вы преодолеете эти препятствия, вам будет что полюбить. По всем этим причинам Асана стала лауреатом премии «Выбор редакции».
